Dein Admin-Portal - Benutzerhandbuch
Deine Kayakomat-Administrationsseite gibt dir die vollständige Kontrolle über dein Vermietungsgeschäft:
📅 Alle Buchungen anzeigen - Siehe Daten, Zeiten und Kundendetails
✏️ Buchungen verwalten - Änderungen, Stornierungen und Aktualisierungen bearbeiten
🎨 Passe deinen Bahnhof an - Bearbeite deine öffentliche Landing Page auf Kayakomat.com
📈 Optimiere die Effizienz - Rationalisierung der Abläufe und Verbesserung des Service
Lies weiter, um eine vollständige Anleitung zu allen Menüfunktionen und Tutorials zu erhalten.
Du meldest dich mit deinen @kayakomat.com Zugangsdaten an, die wir dir zur Verfügung stellen.
Du solltest dein Passwort bei der ersten Anmeldung in ein sicheres Passwort ändern, das du selbst gewählt hast.
Was du selbst tun kannst und was nicht!
Im Folgenden findest du eine Checkliste mit Dingen, die du als Betreiber selbst erledigen kannst, und mit Dingen, für die du unseren Support kontaktieren musst.
- ändern Datum oder Uhrzeit einer spannenden Buchung
- Füge die Verfügbarkeit deiner Station hinzu (Öffnungs- und Schließungsdatum)
- ändern lock-ID, im Falle eines Schlosstausches
- ändern Position der Kajaks/SUPs im Gepäckträger
- Füge deiner Buchungsseite auf der Kayakomats-Website spezifische Informationen zu den Stationen/Orten hinzu
- erstellen Rabattcodes und Gutscheine
- Versende eine neue Bestätigungs-E-Mail
- Prüfe, ob für eine Buchung eine Erstattung oder Nachbelastung erfolgt ist
- Verlängere eine Buchung, wenn nötig
- Prüfe, welcher Code für eine Buchung verschickt wurde
- Finde die Kontaktdaten eines Kunden, und ändere sie bei Bedarf
- hinzufügen Seriennummer der Kajaks/SUPs nach Erhalt
- Rückerstattung und Nachbelastung Anfragen
- Ändern der Seriennummer nach dem Anbringen
- Wenn ein Diebstahl, ein Brand oder Vandalismus an deinem Bahnhof passiert ist und du deinen Schutz in Anspruch nehmen willst.
Dashboard Übersicht
Das Dashboard ist die erste Seite, die du nach dem Einloggen siehst. Es gibt dir einen vollständigen Überblick über die Leistung deines Senders. Wähle deinen Sender und den Zeitraum aus, um die relevanten Daten zu sehen.
Schlüsselkennzahlen erklärt:
Gesamteinnahmen für den ausgewählten Zeitraum
Hinweis: Die Beträge werden nach Anwendung der Rabattcodes angezeigt
Buchungen mit 100% Rabattcodes werden hier nicht angezeigt
Anzahl der Buchungen innerhalb des von dir gewählten Zeitrahmens
Beinhaltet sowohl vergangene als auch zukünftige Buchungen
Zeigt Summen, Durchschnittswerte pro Buchung und Dauer
Hinweis: Zählt komplette Buchungen, nicht einzelne Kajaks/SUPs
💡 Tipp: Analysiere deinen Buchungsmix: Nutze den interaktiven Schieberegler, um kostenlose und kostenpflichtige Buchungen zu vergleichen. Das hilft dir, deine Einnahmequellen und die Verwendung von Rabattcodes zu verstehen.
Wie oft jede Produktart gebucht wurde
Zeigt die Beliebtheit von Singles, Doubles, SUPs etc.
Verfolge die Nutzung jedes einzelnen Kajaks/SUP anhand der Seriennummer
Siehe Anzahl der Anmietungen und insgesamt genutzte Stunden
Perfekt für Wartungsplanung und Wiederverkaufswert
Einzelne Buchungen verwalten
Verstehe deine Buchungsstatus und wie du deine Buchungen filtern kannst.
📋 Alle bestätigten und abgeschlossenen Buchungen
Aktive, kommende und vergangene Reservierungen
Suche und filtere durch alle abgeschlossenen Bestellungen
Dein Hauptüberblick über die tatsächlichen Kundenbuchungen
❌ Alle stornierten Reservierungen
Erstattete oder abgebrochene Buchungen anzeigen
Nützlich für die Verfolgung von Kündigungsmustern und -gründen
🔄 Aktive Buchungssitzungen
Kunden sind gerade auf deiner Website und wählen Produkte aus
Du hast den Buchungsprozess begonnen, aber die Zahlung noch nicht abgeschlossen
Wird zu “Buchungen” verschoben, sobald die Zahlung abgeschlossen ist
Such- und Filterfunktionen
Schnelles Finden von Buchungen
Nutze die Such- und Filteroptionen, um bestimmte Buchungen zu finden:
🔍 Suche nach:
Buchungsnummer
Name des Kunden
E-Mail Adresse
📅 Filtern nach:
Datumsbereich (von/bis)
Besondere Station
Produkttyp
Zeitfenster
💡 Tipp: Kombiniere Filter, um die Ergebnisse einzugrenzen - finde zum Beispiel alle Kajakbuchungen für ein bestimmtes Datum an deiner Station.
Der Gesamtüberblick über deine Buchungen:
Alle Buchungsdetails, Kundeninformationen und Produkte anzeigen
Klicke auf das +, um weitere Informationen zu erhalten, z. B. ob ein Rabattcode verwendet wurde, den Gesamtbetrag für die gesamte Buchung usw.
Klicken Sie auf das Buchungsnummer um die Buchung anzupassen.
Wie du bestehende Buchungen änderst
Verschiebe eine Buchung auf ein anderes Zeitfenster. Perfekt, wenn Kunden ihre Pläne ändern müssen.
*Bitte beachte: Das neue Zeitfenster muss die gleiche Dauer haben wie die ursprüngliche Buchung. Wenn du 3 Stunden gebucht hast, kannst du nur auf ein anderes Zeitfenster von 3 Stunden umbuchen.
Nur für Notfälle: Wenn ein Kunde zu spät kommt und sich auf nachfolgende Buchungen auswirkt
Alle Produkte auf der Buchung werden gleichzeitig verlängert
Für Anträge auf Vorerweiterung: Buchung stornieren → Gutschein erstellen → Kunde bucht mit längerer Zeit um
Bevor du eine Buchung stornierst:
Schlage immer zuerst eine Umbuchung oder einen Gutschein vor.
Es werden keine automatischen Erstattungen vom System vorgenommen.
Für Rückerstattungsanfragen musst du dich direkt an den Support wenden.
Bearbeite Kundendaten und Kontaktinformationen. Wenn ein Kunde z.B. eine falsche E-Mail angibt, erhält er keine Buchungsbestätigung.
Verwende es, wenn: Ein Schloss ist kaputt, die Ausrüstung fehlt oder das Kajak muss gewartet werden
Bevor die Buchung beginnt: Kunde erhält neuen Code sofort
Nach Buchungsbeginn: Neuer Code wird innerhalb von Minuten per SMS/E-Mail verschickt
Hinweis: Ursprüngliche Codes bleiben aktiv, wenn sie bereits erzeugt wurden
Wenn der Kunde eine Quittung verlangt, kannst du die Buchungsbestätigung erneut senden, da diese alle notwendigen Informationen enthält.
Siehe Zahlungsdetails, Erstattungen und zusätzliche Gebühren. Nur unser Support kann Erstattungen oder Nachbelastungen vornehmen.
Station Management
Navigieren durch deine Sendereinstellungen
Wenn du im linken Menü auf “Sender” klickst, siehst du eine Übersicht über alle deine Sender:
Stationsname und ID-Nummer
Aktiver Status auf der Website
Verfügbarkeit buchen
- Drei Verwaltungsoptionen (rechte Seite). Unten findest du weitere Informationen zu jeder Option.
Station bearbeiten
⚙️ Sendereinstellungen
- Bahnhofsbeschreibungstext für deine Buchungsseite bearbeiten
Wichtig: Aktualisiere sowohl die schwedische als auch die englische Version
🏷️ Eröffnung Tags
Füge das Eröffnungsdatum deines Bahnhofs hinzu (Monat/Jahr)
Sichtbar auf der Website deines Senders
Vergiss nicht, sie nach dem Öffnen zu entfernen
🕒 Verfügbarkeit & Öffnungszeiten
Benutzerdefinierte Öffnungszeiten festlegen (Standard: 24/7)
Für bestimmte Zeiträume oder Wochenenden schließen
Vorübergehende Schließungen oder saisonale Öffnungszeiten
Beispiel:
Vom 20. bis 24. August geschlossen: Setze das “Bis”-Datum auf den 19. August, füge eine neue Zeile hinzu und setze das “Von”-Datum auf den 25. August bis zu deinem Saisonenddatum.
📝 Kundeninformationen
Füge wichtige Details zu den Buchungsbestätigungen hinzu:
Anweisungen zum Standort (“Starte von der Anlegestelle auf der linken Seite”)
Sicherheitshinweise (“Militärgebiet - kein Paddeln nach Westen”)
Lokale Regeln und Richtlinien
Halte deine Kontaktdaten hier auf dem neuesten Stand. Sie sind für die Kunden auf der Website sichtbar und werden für die Kommunikation genutzt.
Hinweis: Der untere Abschnitt ist ausschließlich für Beleginformationen gedacht.
Jeden Monat ist dein vollständiger Finanzbericht in der Admin App verfügbar (neu ab 2026). Mach es dir zur Gewohnheit, ihn zu prüfen, herunterzuladen und für deine Buchhaltung zu speichern.
Lese mehr hier.
Produkte bearbeiten
In diesem Bereich werden alle deine Produkte angezeigt.
Klick “Ressource bearbeiten” zu:
Sehen, wie viele von jedem Produkt
Seriennummern hinzufügen
Verfolge deine registrierte Ausrüstung
Klick “Slots bearbeiten” zu:
Deaktiviere einen Schlitz, wenn ein Schloss kaputt ist oder Ausrüstung fehlt.
Update Schloss-ID nach dem Austausch eines Schlosses
ändern Position für deine Kajaks/SUPs
Sammeln von Kundenfeedback
Nach jeder Anmietung erhalten die Kunden eine Dankes-E-Mail mit der Möglichkeit, eine Bewertung entweder auf Google oder direkt in unserem System zu hinterlassen.
Rückblick Übersicht
Sieh dir deine durchschnittlichen Bewertungen in drei Schlüsselbereichen an:
Allgemeine Erfahrung
Bequemlichkeit
Reinigung
Feedback verwalten
Lies die Kommentare: Klicke auf das + Zeichen, um die vollständigen Kundenkommentare zu sehen
Regelmäßige Überwachung: Überprüfe die Rezensionen regelmäßig, um Positives zu feiern und Bedenken anzusprechen
Reagiere auf Kunden: Finde die Kontaktdaten in ihrer ursprünglichen Buchung, falls du nachfassen musst
Erstellen und Verwalten von Rabatten und Geschenkkarten
Du hast zwei getrennte Abschnitte:
🎫 Rabatt-Codes
Werbecodes für Rabatte erstellen
Saisonale Kampagnen und Sonderangebote einrichten
🎁 Gutscheine/Geschenkkarten
Digitale Geschenkkarten erstellen und verwalten
Verfolge die Verwendung von Gutscheinen und Salden
Lies mehr auf dieser Seite über das Erstellen Aktionen.
Es ist sehr wichtig, dass du deine Ausrüstung zu Versicherungszwecken registrierst, aber auch, um den Überblick darüber zu behalten, wie viel jedes Kajak/SUP benutzt wurde, wenn es an der Zeit ist, es zu verkaufen.
Lies mehr auf diese Seite, wie du deine Ausrüstung registrieren kannst.
