Votre portail d'administration - Manuel de l'utilisateur
Votre page d'administration Kayakomat vous permet de contrôler entièrement votre activité de location :
📅 Voir toutes les réservations - Voir les dates, les horaires et les détails concernant les clients
✏️ Gérer les réservations - Traiter les changements, les annulations et les mises à jour.
🎨 Personnalisez votre station - Modifiez votre page d'atterrissage publique sur Kayakomat.com
📈 Optimiser l'efficacité - Rationaliser les opérations et améliorer le service
Poursuivez votre lecture pour obtenir un guide complet de toutes les fonctionnalités du menu et des didacticiels.
Vous vous connectez avec vos identifiants @kayakomat.com que nous vous fournissons.
Vous devez changer votre mot de passe pour un mot de passe sécurisé de votre choix lors de votre première connexion.
Ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire vous-même !
Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle des choses que vous pouvez faire vous-même en tant qu'opérateur et de celles pour lesquelles vous devez contacter notre service d'assistance.
- Changer la date ou l'heure d'une réservation intéressante
- Ajoutez des disponibilités à votre station (date d'ouverture et de fermeture)
- Changer verrouiller l'ID, en cas de changement de serrure
- Changer la position des kayaks/SUP dans le rack
- Ajoutez des informations spécifiques sur les stations/localités à votre page de réservation sur le site web de Kayakomats.
- Créer codes de réduction et bons d'achat
- Envoyez un nouvel e-mail de confirmation
- Vérifier si une réservation a fait l'objet d'un remboursement ou d'un supplément
- Prolonger les réservations si nécessaire
- Vérifiez quel code a été envoyé pour une réservation
- Trouvez les coordonnées d'un client et modifiez-les si nécessaire.
- Ajouter numéro de série des kayaks/SUP après leur réception
- Remboursement et postcompensation demandes
- Modification du numéro de série après leur mise en place
- Si un vol, un incendie ou un acte de vandalisme s'est produit dans votre station et que vous souhaitez utiliser votre protection.
Aperçu du tableau de bord
Le tableau de bord est la première page que vous voyez après vous être connecté. Il vous donne un aperçu complet des performances de votre station. Sélectionnez votre station et la période de temps pour voir les données pertinentes.
Explication des principaux indicateurs :
Total des recettes pour la période sélectionnée
Note : Les montants sont indiqués après application des codes de réduction
Les réservations avec des codes de réduction 100% n'apparaîtront pas ici.
Nombre de réservations dans la période que vous avez choisie
Inclut les réservations passées et futures
Affiche les totaux, les moyennes par réservation et la durée.
Note : Comptabilise les réservations complètes, et non les kayaks/SUP individuels.
💡 Conseil : Analysez votre combinaison de réservations : Utilisez le curseur interactif pour comparer les réservations gratuites et payantes. Cela vous aide à comprendre vos sources de revenus et l'utilisation des codes de réduction.
Combien de fois chaque type de produit a-t-il été réservé ?
Montre la popularité des simples, des doubles, des SUP, etc.
Suivi de l'utilisation de chaque kayak/SUP par numéro de série
Voir le nombre de locations et le nombre total d'heures utilisées
Parfait pour la planification de l'entretien et la valeur de revente
Gérer les inscriptions individuelles
Comprendre les statuts de vos réservations et comment les filtrer.
📋 Toutes les réservations confirmées et effectuées
Réservations actives, à venir et passées
Rechercher et filtrer toutes les commandes finalisées
Votre principal aperçu des réservations réelles des clients
❌ Toutes les réservations annulées
Consulter les réservations remboursées ou abandonnées
Utile pour suivre les tendances et les raisons des annulations
🔄 Sessions de réservation actives
Les clients sont actuellement sur votre site web en train de sélectionner des produits
Vous avez entamé la procédure de réservation mais n'avez pas encore effectué le paiement.
Les réservations seront transférées dans la rubrique “Réservations” une fois le paiement finalisé.
Fonctions de recherche et de filtrage
Trouver rapidement des réservations
Utilisez les options de recherche et de filtrage pour trouver des réservations spécifiques :
🔍 Recherche par :
Numéro de réservation
Nom du client
Adresse électronique
📅 Filtrer par :
Plage de dates (de/à)
Station spécifique
Type de produit
Créneau horaire
💡 Conseil : Combinez des filtres pour affiner les résultats - par exemple, trouvez toutes les réservations de kayak pour une date spécifique dans votre station.
La vue d'ensemble de vos réservations :
Afficher tous les détails de la réservation, les informations sur les clients et les produits
Cliquez sur le + pour obtenir plus d'informations, par exemple si un code de réduction a été utilisé, le montant total de la réservation, etc.
Cliquez sur le bouton numéro de réservation pour ajuster la réservation.
Comment modifier des réservations existantes
Reportez une réservation à un autre créneau horaire. Idéal lorsque les clients ont besoin de modifier leurs plans.
*Remarque : le nouveau créneau horaire doit être de la même durée que la réservation initiale. Si vous avez réservé 3 heures, vous ne pouvez reporter votre réservation que sur un autre créneau de 3 heures.
Uniquement en cas d'urgence : Lorsqu'un client est en retard et que cela affecte les réservations suivantes
Tous les produits sur la réservation sont prolongés simultanément
Pour les demandes préalables à l'extension : Annuler la réservation → Créer un bon d'échange → Le client effectue une nouvelle réservation avec un délai plus long
Avant d'annuler une réservation :
Proposez toujours une nouvelle réservation ou un bon d'achat.
Aucun remboursement automatique n'est effectué par le système.
Pour les demandes de remboursement, vous devez contacter directement le service d'assistance.
Modifiez les coordonnées des clients et les informations de contact. Par exemple, si un client a indiqué une adresse électronique erronée, il ne recevra pas la confirmation de sa réservation.
A utiliser lorsque : Un cadenas est cassé, il manque du matériel ou le kayak a besoin d'être entretenu.
Avant le début de la réservation : Le client reçoit le nouveau code immédiatement
Après le début de la réservation : Nouveau code envoyé dans les minutes qui suivent par SMS/email
Note : Les codes originaux restent actifs s'ils ont déjà été générés
Si le client demande un reçu, vous pouvez renvoyer la confirmation de réservation, qui contient toutes les informations nécessaires.
Voir les détails du paiement, les remboursements et les frais supplémentaires. Seul notre service d'assistance peut créer des remboursements ou des frais supplémentaires.
Gestion des stations
Navigation dans les paramètres de votre station
Lorsque vous cliquez sur “Stations” dans le menu de gauche, vous obtenez une vue d'ensemble de toutes vos stations :
Nom de la station et numéro d'identification
Statut actif sur le site web
Disponibilité des réservations
- Trois options de gestion (à droite). Vous trouverez ci-dessous plus d'informations sur chaque option.
Modifier la station
⚙️ Paramètres de la station
- Modifier le texte de la description de la station pour votre page de réservation
Important : mettez à jour les versions suédoise et anglaise
🏷️ Ouverture des étiquettes
Ajoutez la date d'ouverture de votre station (mois/année)
Visible sur le site web de votre station
N'oubliez pas de l'enlever après ouverture
🕒 Disponibilité et heures d'ouverture
Définissez des heures d'ouverture personnalisées (par défaut : 24/7)
Fermer pendant des périodes spécifiques ou les week-ends
Fermetures temporaires ou horaires saisonniers
Exemple :
Fermeture du 20 au 24 août : Fixez la date “Au” au 19 août, ajoutez une nouvelle ligne et fixez la date “Du” au 25 août jusqu'à votre date de fin de saison.
📝 Informations sur les clients
Ajoutez des détails importants aux confirmations de réservation :
Instructions relatives à l'emplacement (“Mettez à l'eau à partir de la jetée située sur le côté gauche”)
Informations relatives à la sécurité (“Zone militaire - interdiction de pagayer à l'ouest”)
Règles et lignes directrices locales
Tenez vos coordonnées à jour, elles sont visibles par les clients sur le site web et utilisées pour la communication.
Note : La section du bas est exclusivement réservée aux informations relatives à la réception.
Chaque mois, votre rapport financier complet est disponible dans l'application Admin (nouveau à partir de 2026). Prenez l'habitude de le consulter, de le télécharger et de le sauvegarder pour votre comptabilité.
En savoir plus ici.
modifier les produits
Cette section présente tous vos produits.
Cliquez sur “Modifier la ressource” à :
Visualisez la quantité de chaque produit
Ajouter des numéros de série
Suivi de votre équipement enregistré
Cliquez sur “Modifier les créneaux” à :
Désactiver une fente lorsqu'une serrure est cassée ou qu'il manque du matériel.
Mise à jour Lock-ID après le remplacement d'une serrure
Changer position pour vos kayaks/SUP
Recueillir les commentaires des clients
Après chaque location, les clients reçoivent un e-mail de remerciement avec la possibilité de laisser un avis sur Google ou directement dans notre système.
Aperçu de la révision
Consultez vos notes moyennes dans trois domaines clés :
Expérience globale
Commodité
Nettoyage
Gestion du retour d'information
Lire les commentaires : Cliquez sur le signe + pour voir les commentaires complets des clients
Contrôle régulier : Vérifier fréquemment les évaluations afin de souligner les points positifs et de répondre aux préoccupations.
Répondre aux clients : Trouvez les coordonnées des personnes à contacter dans leur réservation d'origine si vous avez besoin d'un suivi.
Créer et gérer des remises et des cartes-cadeaux
Vous avez deux sections distinctes :
🎫 Codes de réduction
Créez des codes promotionnels pour obtenir des réductions
Mettez en place des campagnes saisonnières et des offres spéciales
🎁 Chèques/cartes-cadeaux
Créez et gérez des cartes-cadeaux numériques
Suivi de l'utilisation des bons et des soldes
Pour en savoir plus, consultez cette page sur la création promotions.
Il est très important que vous enregistriez votre équipement pour des raisons d'assurance, mais aussi pour garder une trace de l'utilisation de chaque kayak/SUP au moment de le vendre.
Lire la suite cette pour savoir comment enregistrer votre équipement.
