Votre responsabilité comptable
En tant qu'opérateur, vous êtes responsable de la comptabilité de la société sous laquelle vous exploitez votre Kayakomat. Nos rapports mensuels sont conçus pour minimiser le temps que vous devez consacrer à la comptabilité.
Vous êtes tenu de déclarer la TVA sur vos revenus et vos dépenses.
Kayakomat ne peut pas vous aider en matière de comptabilité, nous vous renvoyons à votre agence fiscale locale ou à un cabinet comptable local si vous avez besoin d'aide. La raison est que nous ne pouvons pas prendre la responsabilité de la comptabilité d'une autre entreprise, et que les règles varient selon les régions et les pays.
Quelques points clés :
- Kayakomat est enregistré sous le nom de Point 65 Sweden AB.
- Il peut y avoir des différences de tarifs et de routines selon les pays et les opérateurs. Consultez toujours votre opérateur et votre contrat de location pour obtenir les informations les plus correctes, et contactez-nous si vous avez des questions.
Comment ça marche et ce que devez-vous faire ?
Tous les revenus des clients nous reviennent directement chez Kayakomat. Nous payons nos opérateurs le mois suivant et déduisons tous les frais en suspens. Si vous avez un solde négatif, nous vous enverrons également une facture par email.
En tant qu'opérateur, vous devez télécharger le rapport mensuel et suivre l'évolution de vos revenus et de vos coûts sur la base de ce rapport.
Vous êtes tenu de déclarer la TVA sur vos revenus et vos dépenses.
Pour que les recettes et les coûts traités par Kayakomat fonctionnent correctement et pour éviter de payer deux fois la TVA, il est essentiel que vous disposiez d'un numéro de TVA européen valide.
Ce numéro doit :
- être enregistré auprès de l'administration fiscale du pays où votre entreprise est établie
- être utilisé pour toutes les transactions intracommunautaires
Si vous n'avez pas de numéro de TVA de l'UE, la TVA sur vos coûts devra être déclarée en Suède, ce qui peut augmenter vos dépenses.
Vous demandez un numéro de TVA de l'UE auprès de l'administration fiscale de votre pays d'origine.
Voir les liens vers un guide sur la manière de demander la TVA plus bas.
Chaque mois, vous trouverez un rapport mensuel sur la page admin. indiquant vos recettes et vos coûts.
Vous pouvez le trouver sur la page d'administration sous :
Stations → Modifier une station → Onglet Facturation
Les rapports sont généralement publiés dans l'application Admin au milieu du mois suivant.
Les paiements sont effectués à la fin du mois suivant, ce qui signifie que les revenus du mois de mai sont payés à la fin du mois de juin.
N'oubliez pas de télécharger et de conserver vos rapports, de préférence chaque mois, afin d'être toujours au courant de votre comptabilité et d'avoir un bon aperçu de la situation de votre entreprise.
Plus bas sur cette page, vous trouverez une explication du rapport, un exemple et un lien vers la page d'administration.
Notez;
- Si vos coûts sont supérieurs à vos recettes, vous recevrez également une facture de notre part.
Si vous avez des factures en suspens, veuillez nous faire parvenir un paiement immédiatement. Cela nous évitera de déduire le montant restant de votre chiffre d'affaires lors du paiement du solde. Cela simplifiera également votre comptabilité .
- Les recettes provenant des cartes-cadeaux/pass saisonniers et de tout autre article non réservé directement par le biais du système de réservation seront payées séparément. Vous recevrez un document séparé pour votre comptabilité.
- Sous les rapports mensuels, vous trouverez un document intitulé “Facture de l'opérateur”. Vous n'avez besoin de ce document que si votre comptable a besoin d'une spécification des coûts qui figurent déjà dans le rapport mensuel. Vous n'avez rien d'autre à faire. Vous ne verrez ce document que si vous vous trouvez dans un pays de l'UE (à l'exception de la Suède).
S'il n'y a pas eu de revenus ou de dépenses pour le mois précédent, aucun rapport n'est généré.
En d'autres termes, si aucun rapport n'apparaît sur votre page d'administration, votre Kayakomat n'a pas eu d'activité financière ce mois-là.
si vos coûts sont supérieurs à vos recettes, vous recevrez également une facture de notre part. Veuillez payer à temps et conserver votre facture.
Pour certains contrats, les frais de location sont payés avant la saison.
Veuillez payer toutes les factures que nous vous adressons à temps, afin d'éviter des frais supplémentaires et une comptabilité plus compliquée (puisque nous déduirons les frais de vos paiements).
Nous vous facturons les frais de gestion du terrain une fois que les propriétaires du terrain nous les auront facturés. Il peut être facturé avant la saison, pendant la saison ou jusqu'à 6 à 12 mois après la saison.
Si vous louez un équipement par l'intermédiaire d'une société de financement tierce, vous recevrez une facture séparée directement de cette société. Ces coûts ne sont pas inclus ou déduits dans notre rapport.
Il est important que vous les payiez à temps et que vous nous informiez directement si vous n'êtes pas en mesure de le faire.
Veuillez consulter votre contrat de location si vous ne savez pas si vous louez à Kayakomat (nom de l'entreprise Point 65 Suède) ou à un tiers.
Vous êtes tenu de déclarer la TVA sur vos revenus et vos dépenses.
Assurez-vous de connaître les règles et réglementations en vigueur dans votre pays.
À partir de 2026, les opérateurs pourront choisir de facturer avec la TVA ou sous le régime français de franchise en base de TVA, ce qui peut simplifier l'administration et augmenter considérablement le bénéfice net pour les entreprises dont les dépenses déductibles de la TVA sont peu élevées.
En savoir plus ici
Rapport mensuel expliqué
Veuillez noter que les frais annuels sont divisés en 6 parties et sont facturés durant les mois d'avril à septembre. Vous trouverez votre rapport mensuel dans l'administration, sous "STATION" puis "FACTURATION". Sur le “rapport” comptable, vous trouverez tout ou partie des éléments ci-dessous.
- Frais de matériel (Hardware fee)
Se réfère à l'équipement loué. Veuillez noter que si vous louez du matériel par l'intermédiaire d'une société de financement tierce, la facturation provient directement de cette société et n'est pas incluse dans nos rapports. - Frais de logiciel (Software fee)
Montant fixe par créneau et par an. Couvre le système de réservation, l'application d'administration, l'assistance et les plates-formes connexes. - Frais de service (Service fee) (x%)
Facturé sur les revenus dépassant un certain montant par an et par créneau horaire. Consultez votre contrat pour plus de détails. - Frais de marketing (Marketing fee) (4%)
Couvre les activités centrales de marketing. - Frais de protection (Protection fee)
Frais annuels fixes par emplacement. Couvre la protection contre les dommages causés aux kayaks et à la station. - Frais d’utilisation / frais de gestion du site pour le lieu d’exploitation (Usage Fee / Location Management fee for Place of Business)
Les frais d’utilisation pour le lieu d’exploitation correspondent aux coûts propres de Point 65 Sweden AB liés aux droits d’utilisation de Point 65. Les frais sont normalement facturés de la même manière que les frais de logiciel. Toutefois, des exceptions peuvent exister. - Frais de transaction (Transaction fee)
Couvre les frais de traitement des cartes de crédit et des paiements.
Facture de l'opérateur
Les informations ci-dessous ne s'appliquent qu'aux opérateurs de l'UE (à l'exclusion de la Suède).
Si vous faites défiler l'écran sous le rapport mensuel, vous trouverez un document appelé “facture de l'opérateur”“operator invoice”. Ce document est destiné à des fins comptables supplémentaires, le cas échéant. Vous trouverez le texte suivant sur votre facture d'opérateur :
- “L'assujettissement à la taxe du destinataire du service”.”
- “Le montant indiqué est déduit de la redevance de location perçue pour le compte du bénéficiaire du service susmentionné.”
Ce texte est nécessaire pour des raisons comptables et juridiques :
- Vous êtes responsable du calcul, de la déclaration et du paiement de la TVA/des taxes sur vos recettes.
- Nous déduisons nos frais et coûts directement de vos revenus locatifs.
Liens utiles
FAQ sur les paiements et la comptabilité
Pour toute autre question, veuillez envoyer un courriel à [email protected] ou appeler le +46 (0)10 265 06 62 (suédois et anglais).
Non. En tant qu'entrepreneur indépendant, vous êtes responsable de l'enregistrement, de la comptabilisation et du paiement de la TVA et des autres taxes qui s'appliquent à vous auprès de l'agence fiscale de votre pays.
Ils sont téléchargés chaque mois sur la page d'administration, généralement au milieu du mois.
Vous pouvez le trouver sur le site Page d'administration sous : Stations → Modifier une station → Onglet Facturation
Veuillez consulter votre contrat. Pour certains, les frais de logiciel sont facturés séparément par tiers en même temps que la location du matériel.
Pour les autres, les frais de logiciel sont déduits du chiffre d'affaires.
Contactez-nous si vous avez des questions concernant votre station.
Veuillez vérifier si vous avez déjà reçu de notre part des factures impayées ou en retard de paiement. C'est presque toujours le cas. Le montant de ces dettes a alors été déduit lorsque nous vous avons payé.
Le paiement est effectué au plus tard à la fin de chaque mois et couvre le mois précédent. Les revenus locatifs de juin sont payés en juillet, etc.
Le paiement de ces éléments sera effectué séparément et manuellement. Vous ne verrez pas cela dans l'onglet facturation de la page d'administration.
À moins que tous les frais puissent être déduits de vos revenus locatifs, vous recevrez une facture pour ces frais.
Il s'agit d'une situation rare qui peut être due à un remboursement pour lequel nous avons dû faire appel à notre prestataire de services de paiement par carte, qui a prélevé des frais qui n'apparaissent pas sur la page d'administration.
Nous ne sommes généralement qu'à quelques euros près.
Si vous constatez une telle erreur, veuillez nous en informer.
