Deine Verantwortung für die Buchhaltung
Als Betreiber bist du für die Buchhaltung des Unternehmens, unter dem du deinen KAYAKOMAT betreibst, verantwortlich. Unsere monatlichen Berichte sind so gestaltet, dass du so wenig Zeit wie möglich für die Buchhaltung aufwenden musst.
Du bist dafür verantwortlich, die Mehrwertsteuer sowohl für deine Einnahmen als auch für deine Ausgaben auszuweisen.
Kayakomat kann dir nicht bei der Buchhaltung helfen. Wir verweisen dich an dein örtliches Finanzamt oder eine lokale Buchhaltungsfirma, wenn du Hilfe brauchst. Der Grund dafür ist, dass wir keine Haftung für die Buchhaltung eines anderen Unternehmens übernehmen können und dass die Regeln in verschiedenen Regionen/Ländern unterschiedlich sind.
Ein paar wichtige Punkte:
- Kayakomat ist unter dem Firmennamen Point 65 Sweden AB registriert.
- Es kann Unterschiede bei den Gebühren und Routinen für verschiedene Länder und Betreiber geben. Informiere dich immer bei deinem Betreiber und deinem Mietvertrag über die korrekten Informationen und kontaktiere uns, wenn du Fragen hast.
Wie es funktioniert und was du tun musst
Alle Einnahmen von Kunden kommen direkt zu uns. Wir bezahlen unsere Betreiber im Folgemonat und ziehen alle ausstehenden Gebühren ab. Wenn du einen negativen Saldo hast, schicken wir dir außerdem eine Rechnung per E-Mail.
Du als Betreiber musst den monatlichen Bericht herunterladen und auf dieser Grundlage deine eigenen Einnahmen und Kosten im Auge behalten.
Du bist dafür verantwortlich, die Mehrwertsteuer sowohl für deine Einnahmen als auch für deine Ausgaben auszuweisen.
Um sicherzustellen, dass sowohl die Einnahmen als auch die Kosten, die über Kayakomat abgewickelt werden, korrekt funktionieren - und um zu vermeiden, dass du zweimal Mehrwertsteuer zahlst - ist es wichtig, dass du eine gültige EU-Mehrwertsteuernummer hast.
Diese Nummer muss:
- bei der Steuerbehörde des Landes, in dem dein Unternehmen ansässig ist, registriert sein
- für alle Transaktionen innerhalb der EU verwendet werden
Wenn du keine EU-Mehrwertsteuernummer hast, musst du die Mehrwertsteuer auf deine Kosten in Schweden erklären, was deine Ausgaben erhöhen kann.
Du beantragst eine EU-Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer bei deiner lokalen Steuerbehörde in deinem Heimatland.
Weiter unten findest du einen Link zu einem Leitfaden für die Beantragung der Mehrwertsteuer.
Jeden Monat findest du einen Monatsbericht über die admin-seite. die deine Einnahmen und deine Kosten aufzeigt.
Du findest sie auf der Admin-Seite unter:
Stationen → Station bearbeiten → Registerkarte Abrechnung
Die Berichte werden in der Regel in der Mitte des Folgemonats in der Admin App veröffentlicht.
Die Auszahlung erfolgt am Ende des Folgemonats, d.h. die Einnahmen vom Mai werden Ende Juni ausgezahlt.
Vergiss nicht, deine Berichte herunterzuladen und aufzubewahren. Tue dies am besten jeden Monat, damit du immer auf dem Laufenden bist und einen guten Einblick in die Entwicklung deines Unternehmens bekommst.
Weiter unten auf dieser Seite findest du eine Erklärung des Berichts, ein Beispiel und einen Link zur Verwaltungsseite
Hinweis;
- Wenn deine Kosten höher sind als deine Einnahmen, erhältst du ebenfalls eine Rechnung von uns.
Wenn du noch Rechnungen offen hast, überweise sie bitte an uns sofort. Dadurch wird vermieden, dass wir den ausstehenden Betrag von deinem Umsatz abziehen, wenn ein Restbetrag ausgezahlt wird. Außerdem vereinfacht es deine eigene Buchhaltung erheblich.
- Einnahmen aus Geschenkkarten/Saisonkarten und allen anderen Artikeln, die nicht direkt über das Buchungssystem gebucht werden, werden separat ausgezahlt. Du erhältst ein separates Dokument für deine Buchhaltung.
- Unter den Monatsberichten siehst du ein Dokument mit dem Namen “Betreiberrechnung”. Du brauchst dieses Dokument nur, wenn dein Buchhalter eine Aufstellung der Kosten benötigt, die bereits im Monatsbericht enthalten sind. Mehr brauchst du nicht zu tun. Du siehst dieses Dokument nur, wenn du dich in einem EU-Land befindest (außer Schweden).
Wenn es für den Vormonat keine Einnahmen oder Ausgaben gab, wird kein Bericht erstellt.
Mit anderen Worten: Wenn auf deiner Verwaltungsseite kein Bericht erscheint, hatte dein Kayakomat in diesem Monat keine finanziellen Aktivitäten.
Wenn deine Kosten höher sind als deine Einnahmen, erhältst du ebenfalls eine Rechnung von uns. Bitte bezahle pünktlich und bewahre deine Rechnung auf.
Bei einigen Verträgen wird der Mietpreis im Voraus bezahlt.
Bitte bezahle alle Rechnungen von uns rechtzeitig, um zusätzliche Gebühren und eine kompliziertere Buchhaltung zu vermeiden (da wir die Kosten von deinen Auszahlungen abziehen werden).
Wir stellen dir die Landbewirtschaftungsgebühr in Rechnung, sobald die Landeigentümer uns eine Rechnung stellen. Sie kann vor der Saison, während der Saison oder auch erst 6-12 Monate nach der Saison erhoben werden.
Wenn du die Ausrüstung über ein Drittfinanzierungsunternehmen mietest, erhältst du eine separate Rechnung direkt von diesem Unternehmen. Diese Kosten werden in unserer Berichterstattung nicht berücksichtigt oder abgezogen.
Es ist wichtig, dass du sie rechtzeitig bezahlst und uns direkt benachrichtigst, wenn du nicht in der Lage bist, dies zu tun.
Bitte sieh in deinem Mietvertrag nach, wenn du dir nicht sicher bist, ob du von Kayakomat (Firmenname Point 65 Sweden) oder einer dritten Partei mietest.
Du bist dafür verantwortlich, die Mehrwertsteuer sowohl für deine Einnahmen als auch für deine Ausgaben auszuweisen.
Bitte vergewissere dich, dass du die Routinen und Vorschriften in deinem Land kennst.
Ab 2026 können die Unternehmen wählen, ob sie ihre Rechnungen mit Mehrwertsteuer oder nach der französischen Mehrwertsteuerbefreiungsregelung (“franchise en base de TVA”) ausstellen, was die Verwaltung vereinfachen und den Nettogewinn für Unternehmen mit geringen umsatzsteuerlich absetzbaren Ausgaben deutlich erhöhen kann.
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Monatsbericht erklärt
Bitte beachte, dass die Jahresgebühren in 6 Raten aufgeteilt und von April bis September abgebucht werden. Deinen Monatsbericht findest du im Admin unter STATION, dann RECHNUNGSWESEN. Auf dem “Buchhaltungsbericht” findest du all diese Posten oder einige davon.
- Hardware-Gebühr (Hardware fee)
Bezieht sich auf die Mietausrüstung. Bitte beachte, dass, wenn du die Ausrüstung über ein Drittfinanzierungsunternehmen mietest, die Rechnung direkt von diesem Unternehmen kommt und nicht in unseren Berichten enthalten ist. - Software-Gebühr (Software fee)
Fester Betrag pro Slot und pro Jahr. Deckt das Buchungssystem, die Admin-App, den Support und die dazugehörigen Plattformen ab. - Servicegebühr (Service fee) (x%)
Wird auf Einnahmen über einem bestimmten Betrag pro Jahr und pro Slot erhoben. Siehe deinen Vertrag für weitere Details. - Marketingbeitrag (Marketing fee) (4%)
Deckt zentrale Marketingaktivitäten ab. - Schutzgebühr (Protection fee)
Feste Jahresgebühr pro Slot. Deckt den Schutz vor Schäden an den Kajaks und der Station ab. - Nutzungsgebühr / Standortmanagementgebühr für den Geschäftssitz (Usage fee/ Location management fee for Place of Business)
Die Nutzungsgebühr für den Geschäftssitz entspricht den Selbstkosten von Point 65 Sweden AB im Zusammenhang mit den Nutzningsrechten von Point 65. Die Gebühr wird in der Regel auf dieselbe Weise wie die Softwaregebühr erhoben. Es kann jedoch Ausnahmen geben. - Transaktionsgebühr (Transaction fee)
Deckt die Kosten für Kreditkarten und Zahlungsabwicklung.
Bediener-Rechnung
Die folgenden Informationen gelten nur für Betreiber innerhalb der EU (ohne Schweden)
Wenn du unterhalb des Monatsberichts nach unten scrollst, findest du ein Dokument namens “Betreiberrechnung”. Diese dient nur für zusätzliche Buchhaltungszwecke, falls erforderlich. Du findest den folgenden Text auf deiner Betreiberrechnung:
- “Steuerpflicht des Empfängers der Dienstleistung”.”
- “Der angegebene Betrag wird mit der Mietgebühr verrechnet, die im Namen des oben genannten Leistungsempfängers erhoben wird.”
Dieser Text ist aus buchhalterischen und rechtlichen Gründen und Mitteln erforderlich:
- Du bist für die Berechnung, Meldung und Abführung der Mehrwertsteuer/Steuern auf deine Einnahmen verantwortlich.
- Wir ziehen unsere Gebühren und Kosten direkt von deinen Mieteinnahmen ab.
Nützliche Links
FAQ zu Zahlungen und Buchhaltung
Bei weiteren Fragen wende dich bitte per E-Mail an [email protected] oder telefonisch an +46 (0)10 265 06 62 (Schwedisch & Englisch)
Nein. Als unabhängige/r Auftragnehmer/in bist du dafür verantwortlich, die für dich geltende Mehrwertsteuer und andere Steuern bei der Steuerbehörde deines Landes anzumelden, abzurechnen und abzuführen.
Sie werden jeden Monat auf der Verwaltungsseite hochgeladen, in der Regel in der Mitte des Monats.
Du kannst dies auf der Admin-App unter: Stationen → Station bearbeiten → Registerkarte Abrechnung
Bitte konsultiere deinen Vertrag. Bei einigen wird die Softwaregebühr separat als dritter Teil zusammen mit der Hardwaremiete in Rechnung gestellt.
Bei anderen wird die Softwaregebühr vom Umsatz abgezogen.
Kontaktiere uns, wenn du Fragen zu deiner Station hast.
Bitte überprüfe, ob du schon früher unbezahlte und überfällige Rechnungen von uns hattest. Dies ist hier oftmals der Fall. Die Summe dieser Schulden wurde in diesem Fall abgezogen, als wir dich bezahlt haben.
Die Auszahlung erfolgt spätestens am Ende eines jeden Monats und deckt den Vormonat ab. Die Mieteinnahmen vom Juni werden im Juli ausgezahlt usw.
Die Bezahlung dieser Posten erfolgt separat und manuell. Du siehst das nicht auf der Registerkarte "Rechnung" auf der Admin-Seite.
Sofern nicht alle Gebühren von deinen Mieteinnahmen abgezogen werden können, erhältst du dafür eine Rechnung.
Das ist eine seltene Situation und könnte daran liegen, dass du eine Rückerstattung hattest, bei der wir unseren Kartenzahlungsanbieter einschalten mussten, der eine Gebühr genommen hat, die nicht auf der Verwaltungsseite angezeigt wird.
Bei uns geht es meist nur um ein paar EUR.
Bitte lass uns wissen, wenn du einen solchen Fehler siehst.
