Les groupes, c'est bien, mais faites simple
Obtenir des réservations de groupe est excellent, car cela peut prolonger la saison et générer des revenus importants en une seule réservation. Dans la section ci-dessous, nous expliquons comment attirer des réservations de groupe et comment les gérer.
Nous encourageons vivement les entreprises à réserver et pagayer de manière autonome via notre site web, car c'est le produit principal de KAYAKOMAT. Si vous recevez une demande pour un groupe, essayez de les orienter vers une réservation en ligne avec leur propre carte bancaire. S’ils préfèrent payer par facture, vous pouvez en établir une à leur nom, puis effectuer la réservation et le paiement avec votre propre carte sur le site. Vous pouvez également procéder ainsi si vous souhaitez ajouter des options supplémentaires, comme un pique-nique, une bouteille d'eau ou une réunion de bienvenue. Cela vous permet de fixer librement le prix final proposé au client.
Exemple de la manière d'aborder les groupes :
- Petits hôtels et salles de conférence. Ils pourraient vouloir inclure le kayak dans leurs forfaits.
- Les petites et grandes entreprises de votre ville. Trouvez leurs coordonnées sur leurs sites web. Utilisez le modèle de mail de cette page ou créez le vôtre.
- Les personnes que vous connaissez déjà, qui gèrent des équipes ou sont actives socialement dans leurs lieux de travail ou dans d'autres contextes, comme des équipes sportives.
- Mentionnez KAYAKOMAT comme une excellente activité de team building ou afterwork sur LinkedIn, sur votre profil Facebook personnel et à vos amis et proches lorsque vous les rencontrez.
- Vos propres collègues, amenez-les pour une journée amusante !
- Faites preuve de créativité ! Pouvez-vous proposer une réunion de direction sur l'eau ? Ou encore, suivre l'exemple d'un opérateur qui a organisé un événement/course pour des politiciens locaux, puis en a informé les médias ?
Comment effectuer des réservations de groupe :
Comme indiqué plus haut sur cette page, vous pouvez soit laisser le groupe réserver lui-même sur le site web et vous en tenir au "concept de self-service", soit proposer d'envoyer une facture et, si vous le souhaitez, d'inclure d'autres services. Vous trouverez ci-dessous un petit modèle d'e-mail que vous pouvez utiliser et adapter à vos préférences. Vous y trouverez également un exemple de voyage à forfait et des instructions plus détaillées sur la manière d'effectuer la réservation.
Option 1 : Réserver sur le site web
L'entreprise réserve elle-même des kayaks sur le site web. Mettez l'accent sur la facilité de réservation avec Kayakomat, informez clairement sur le prix et le fonctionnement du service.Vous pouvez également donner des conseils sur les restaurants et les activités à proximité qu'ils peuvent réserver eux-mêmes, ou suggérer un itinéraire agréable. Si vous le souhaitez, vous pouvez par exemple proposer un code de réduction pour les groupes de plus de 10 personnes, afin de rendre l'offre plus attrayante.
Option 2 : Voyage à forfait et facture
Vous pouvez vous adresser à des groupes de manière plus personnelle et leur proposer de payer sur facture, voire d'ajouter des services supplémentaires et de fixer votre propre prix. Voir l'exemple d'un forfait sur le site.
En tant qu'opérateur, vous effectuez la réservation au nom du client au moyen de votre carte de paiement.
Vous pouvez créer et utiliser un code promo de 30 % sur la réservation et envoyer une facture pour le prix total au client. Ne donnez pas la réduction au groupe, celle-ci est pour vous, car cela demande un effort et du temps supplémentaires par rapport au fait de simplement demander au groupe de réserver en ligne.
Exemple d'un mail standard adressé à une entreprise :
Bonjour,
Avez-vous entendu parler de KAYAKOMAT à xxxx ?
C'est moi, xxx, qui ai ouvert une nouvelle station de location de SUP et de kayak en libre-service à xxxx.
Faire du kayak pendant quelques heures avant ou après le travail, ou dans le cadre d'une activité de team-building, est une manière amusante, saine et originale de socialiser tout en découvrant [lieu] sous un nouvel angle.
Laissez-moi vous donner quelques idées sur la façon dont vous pouvez en bénéficier :
- Amenez vos collègues pour un afterwork, un team building ou un lancement post-vacances. Nous pouvons adapter l'événement à vos besoins, par exemple en incluant du café et une collation. Prix à partir de xxx, pour un groupe allant jusqu'à xxxx.
- Nous pouvons offrir à vos employés un code de réduction exclusif de 20 %, que vous pouvez partager avec votre équipe pour les inspirer à une activité saine après le travail.
- Si vous avez un club sportif au travail, j'aimerais les accueillir pour une session avec Kayakomat. Avez-vous leurs coordonnées ?
Veuillez consulter notre site web pour en savoir plus sur nous ou pour réserver votre location. KAYAKOMAT est déjà présent dans 300 lieux à travers l'Europe et je suis extrêmement fier de diriger cette entreprise ici à xxx. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions, si vous souhaitez obtenir un code de réduction pour vos employés ou si vous prévoyez un événement.
Pensez-vous que cela plairait à vos collègues chez xxxx ? J'aimerais également savoir combien de personnes travaillent actuellement dans l'entreprise et qui serait la meilleure personne à contacter pour une collaboration.
Nous attendons avec impatience votre réponse !
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
xxxxx
Exemple de forfait pour un groupe de 6 à 15 personnes
Transfert indépendant de l'entreprise jusqu'au KAYAKOMAT
16.45 Notre guide/opérateur de kayak vous accueillera et vous donnera une brève introduction au kayak en mettant l'accent sur la sécurité. Nous nous préparons pour notre aventure, sortons les kayaks, mettons nos affaires dans la zone de stockage, etc.
17.00 La tournée en kayak commence et ensemble nous vivons la sensation apaisante de pagayer dans nos kayaks simples ou doubles stables. Nous nous aiderons mutuellement et explorerons la ville sous un nouvel angle. Lorsque tout le monde est en sécurité dans les kayaks, les conditions sont parfaites pour de nouvelles découvertes dans notre environnement et nous pagayons à un rythme calme et harmonieux, où nous ferons une pause pour un café et une collation à emporter. Une fois que l'expérience du "ici et maintenant" s'installe, vous êtes plus réceptif à ce qui se passe autour de vous. Peut-être que de nouvelles idées pour les affaires émergeront ou se développeront pendant le voyage, ou vous aurez tout simplement le temps de discuter tranquillement, loin du bureau.
18.30 Nous retournons au point de départ, nettoyons les kayaks et rendons l'équipement.
19.00 Dîner dans un restaurant à proximité ou pique-nique/barbecue autour d’un feu de camp, en fonction des conditions locales.
21.00 Pleins d'énergie et de connaissances nouvelles, nous rentrons chez nous.
Contactez-nous pour un devis si vous avez besoin d'aide pour l'organisation.
Une chaleureuse bienvenue !
Développez un joli programme avec des images qui peut être utilisé en interne et où vous pouvez facilement ajouter des activités.
LISTE DE MATERIEL
– Des vêtements confortables dans lesquels vous pouvez bouger.
- Vêtements de rechange
- Serviette
- Sac en plastique pour y mettre votre monnaie
Tous les équipements tels que les pagaies, les jupes et les gilets de flottaison se trouvent dans le compartiment du kayak. Les kayaks sont très stables, mais il est conseillé d'apporter des vêtements de rechange et des serviettes, qui peuvent être rangés dans le compartiment de rangement du kayak.
Clients d'affaires
Les clients professionnels ont souvent des exigences plus élevées que les clients privés. Il est important de s'assurer que les kayaks sont bien nettoyés avant l'arrivée des clients.
Il est toujours conseillé de préciser que la pratique du kayak se fait à vos propres risques. Si vous proposez un forfait incluant d'autres services (dîner, etc.), nous vous recommandons d'avoir des conditions de réservation spécifiques. Celles-ci peuvent devoir être adaptées en fonction de votre responsabilité en cas d'annulation. Vous avez peut-être réservé un guide de kayak, pré-réservé des repas, des boissons, des transferts, etc.
Une ligne directrice générale concernant les politiques d'annulation pour les entreprises/groupes consiste à commencer avec des conditions de réservation strictes, que vous pourrez ajuster si vous n'engagez pas des coûts aussi élevés. N'oubliez pas non plus que le temps consacré à la préparation du forfait peut être facturé en cas d'annulation. Même si vous ne pouvez pas facturer directement le client pour cela, cela doit être pris en compte.
Communiquez vos conditions spéciales au groupe lors de la réservation. Envoyez également la facture bien à l'avance. Si vous avez déjà réservé et payé pour le service sur le site, et que le groupe annule, vous pouvez annuler la réservation et nous demander un remboursement. Il en va de même si le nombre de participants change, etc. Une autre alternative est de "bloquer" les créneaux sur le site pour cette période, puis de payer et effectuer la réservation en ligne plus près de la date.
Qui peut organiser un voyage de groupe pour vous ?
Vous n'avez pas le temps ou les connaissances pour gérer un groupe ? Peut-être connaissez-vous un professeur de yoga ou de fitness qui souhaiterait organiser un cours de groupe au bord de l'eau, combiné avec du paddling, quelqu'un qui gère un service traiteur et qui voudrait être inclus dans votre offre entreprise à entreprise, ou encore le club de kayak local où vous pourriez trouver quelqu'un pour guider un événement ?
Nous recommandons de penser un peu "hors des sentiers battus" pour des idées comme celle-ci, dans le but d'inspirer et de faciliter la gestion des réservations de groupes et des circuits en package de manière simple.
Par exemple, un opérateur collabore avec la boulangerie locale. Non seulement la boulangerie propose des sacs petit-déjeuner pour les sorties de groupe réservées via l'opérateur, mais elle a également aidé à promouvoir le "team building petit-déjeuner" dans un e-mail envoyé à sa clientèle.
